Organizační řízení
Dobře fungující firma musí mít kompetentní vedení, plán, vnitřní řád, disciplínu, svoji čitelnou interní politiku. Je to rámec, kde každý ví co musí, může, jak se má chovat a kam firma směřuje.
Jedná se o samotný a pro každou firmu jedinečný základ, ze kterého vychází. Každá firma je specifická ale existují principy platné pro všechny. Pokud firma nemá dobré organizační nastavení, zejména finanční ředitel bude při své práci těmito nedostatky omezován. V opačném případě je finanční řízení, pokud je vykonáváno tak jak má být, účinné a pro firmu velmi přínosné.
Politika - mise, vize, hodnoty
Mise je poslání, smysl a účel existence každé firmy. Je to takový vyšší smysl jejího fungování. Jejím nositelem je zřizovatel firmy, tzn. majitel, akcionář, mateřská společnost, stát atd.
Vize je jasné určení co chce firma dělat, jak chce být vnímána, jaký je rozsah její působnosti. Jedná se o cestu naplnění mise firmy. Nositeli vize jsou kromě zřizovatelů firmy také její klíčový zaměstnanci tzn. ředitel, členové top managementu a také členové středního managementu. Je velmi produktivní, pokud se na tvorbě vize mohou její nositelé podílet.
Hodnoty určují principy jednání uvnitř i směrem ven z firmy. Ztotožnění se s hodnotami firmy je klíčové pro tvorbu vnitrofiremní atmosféry a kultury, pro výběr a udržení zaměstnanců, pro tvorbu image firmy jako takové.
Mix mise, vize a hodnot tvoří klima a politiku firmy, je to srdce firmy.
Strategie a plán
Nejde o nic jiného než o určení priorit náplně práce a modelování toho, jak bude blízká či vzdálená budoucnost firmy vypadat. Čím je plánování do budoucnosti kratší, tím přesnější musí být plánované kroky a přidělené zdroje k jejich plnění. Aby se dalo měřit a hodnotit to, zda se daří jít tam kam firma chce, musí stanovovat měřitelné cíle a jejich plnění neustále vyhodnocovat. Důležité je také neustále vnímat změny jak uvnitř firmy, tak v jejím okolí a přizpůsobovat se jim.
Význam strategie není třeba přeceňovat. Strategií může být například pouhé přežití firmy nebo udržení se na trhu. Věřím, že bez kvalitního finančního řízení se v dnešní době žádná firma neobejde. Význam role finančních ředitelů, nástrojů pro finanční řízení firmy, controllingu a ERP informačních systémů se mnohdy ke škodě firem podceňuje.
Strategie a plán tvoří mozek firmy.
Definice procesů
Proces je činnost, která se skládá ze sledu jednotlivých kroků od určeného začátku do určeného konce a který přetváří vstupy na výstupy. Každá činnost musí mít smysl, tzn. musí vést k nějakému výsledku, který je produktivní. Produktivní znamená to, že přinese nějakou využitelnou a měřitelnou hodnotu nebo změnu, kterou někdo požaduje. Požadavek (potřeba) je spouštěč procesu. Proces můžeme chápat na různých úrovních. Proces může být celá firma ale i pracovní úkon dělníka na výrobní lince.
Každý proces konzumuje vstupy a zdroje a tedy nese a generuje svoji míru nákladů. Je nutné měřit a hodnotit poměr mezi výnosy a náklady procesu (finanční řízení procesu). Ten, kdo činnost vykonává je dodavatel. Ten, kdo činnost požaduje je zákazník. Zákazník vždy stanovuje cenu, určuje kvalitu výstupu a měří jeho plnění, když výstup přebírá.
Samotné nastavení interních procesů ve firmě, tzn. vnitřní "pořádek" a jasné určení co, jak, kdy, kde se dělá a kdo to dělá, je podstatné pro používání nástroje, který tyto činnosti sleduje, eviduje, měří a hodnotí. Tím nástrojem je informační systém (ERP systém).
Procesy tvoří nervový systém firmy.
Organigram
Nejzásadnější funkcí organigramu je to, že organigram slouží jak pro zřizovatele firmy, tak pro vedení firmy a další vedoucí pracovníky jako podklad pro zadání plánů, cílů a pro přidělení potřebných pravomocí a zdrojů jednotlivým článkům organigramu (pracovním funkcím) pro jejich plnění.
Organigram má také funkci omezovače chaosu a neformálních vztahů ve firmě, které jsou však v určité míře také inspirativní a produktivní. Pro udržení disciplíny, pro vynucení změn, pro řešení složitých situací a pro odměňování je nutné vědět a mít jasně stanoveny vztahy nadřízenosti a podřízenosti, zastupitelnosti a komunikačních toků. Úroveň organigramu také určuje míru odpovědnosti. Je vhodné, když mají zaměstnanci organigram na očích. Může to posilovat jejich uvědomění si své role a právě odpovědnosti, kterou oni nebo jejich kolegové mají.
Organigram je kompas nebo mapa interního uspořádání firmy. Vedle funkcí a oddělení ukazuje konkrétní jména osob a tím dává firmě lidský rozměr.