Politika - mise, vize, hodnoty
Strategie a plán
Definice procesů
Organigram
Inspirace a tipy
Finanční účetnictví
Finanční řízení
Interní audit a kontrola
Inspirace a tipy
Řízení podle cílů
Roční rozpočet
Manažerský reporting
Inspirace a tipy

Zavádění a správa ERP systému
Projektové řízení
Architektura IT/IS
Inspirace a tipy

ŘÍZENÍ ERP SYSTÉMU

Vyplatí se pouze chytře a dobře zavedený a spravovaný informační systém, kterému věříte a který Vám pomáhá. Finanční řízení se bez ERP systému neobejde.

erp systém jako nástroj

Výběr, zavádění a správa ERP systému

ERP systém musí firmě přinášet nějakou hodnotu. Nejvýznamější hodnotou musí být rychlé a správné zpracování účetních dat, zjištění skutečné a přesné marže, kterou firma dosahuje na výrobku, zboží, které prodává nebo na celé zakázce nebo dokonce na daném zákazníkovi za určené období. Dalším přínosem je sběr, hodnocení a rozbor neúčetních dat popisujících výkon firmy.

ERP systém může napomoci ztransparentnit, efektivně změřit a tím podstatně zrychlit průtok zakázky celou firmou od jejího zadání, výrobu až po expedici, fakturaci a úhradu faktury. To, že všechny procesy a jejich finanční vyjádření je pod jednou střechou a transparentní, umožňuje vést účetnictví on-line v případě, že je možné doklady v prvotní sféře (faktury, příjemky, výdejky, převodky, průvodky, bankovní a pokladní doklady) účtovat automaticky a hromadně. On-line účetnictví znamená on-line informace o stavu a výkonu firmy. Zavádění a implementace nového ERP systému skokově posune a srovná znalostní úroveň uživatelů. Konečně funkce ERP systému jako nástroje zabezpečení interní kontroly je nesporná.

Při výběru ERP systému musí systém splňovat tyto vlastnosti:

1. Odpovídající oborová funkcionalita za rozumnou cenu, flexibilita a rozumné náklady na customizaci (úpravu systému na míru).

2. Snadná uživatelská použitelnost systému, schopnost jednoduché integrace s dalšími systémy, dostatečná výkonnost a rychlost.

3. Propracovaná oblast reportingu a výkaznictví.

4. Dostatečně kvalitní podpora, kvalifikace a zkušenost dodavatele, ověřené reference, doporučení a oborová expertíza.

5. Technologická platforma, podpora nových technologií (např. cloud computing, mobilita).  

 

Projektové řízení

Projekt zavádění ERP systému je běh na dlouhou trať.  Jedná se o nekonečný proces, protože je projekt rozfázován na několik částí - příprava, implementace, stabilizace a rozvoj systému. Je nutné uvědomit si několik klíčových faktů.

Informační systém nebude nikdy stoprocentní, tzn. nikdy nebude vyhovovat všem uživatelům a nikdy nebude dodávat vše to, co zrovna chceme. Jde o to si uvědomit, že při všech fázích projektu budete narážet na omezené finanční a lidské zdroje a jejich kvalitu. Cílem je zaměřit se pouze na to podstatné, vybrat vhodný informační systém a jeho dodavatele, dobře projekt a lidi připravit, obsadit klíčové pozice kompetentními lidmi, neustále se systémem pracovat a tím vším maximalizovat pravděpodobnost úspěchu.

Naprosto klíčová a nutná je podpora projektu ze strany vedení (majitelů), tzn. interních zákazníků. Informační systém je velmi drahá věc a proto je nutné jasné zadání, přidělení potřebných zdrojů a priorit. Je vhodné také využít příhodný okamžik pro implementaci např. sezónní pokles zakázek, kdy je potřeba zaměstnat pracovníky, kteří nejsou momentálně naplno vytíženi.  

Finanční ředitel by měl být zároveň projektovým vedoucím a garantem toho, že zakoupený a zavedený informační systém splní očekávání a bude plnit funkci nástroje pro získávání informací pro řízení firmy. Je nezbytné, aby ve firmě existoval člověk, který vidí systém jako celek shora, který je schopen vidět a vědět jak systém funguje napříč jednotlivými moduly. Projektový vedoucí musí být člověk, který má předchozí zkušenost a dříve již prošel implementací informačního systému. Vhodnou nominací projektového vedoucího firma může ušetřit spoustu peněz, energie a času. 

Důležitým hráčem je dodavatel informačního systému. Projektový vedoucí za dodavatele a jeho tým musí být kompetentní a musí vyhovovat projektovému vedoucímu a týmu dodavatele. Jde nejenom o přípravnou a implementační fázi, ale zejména o fázi stabilizace a rozvoje systému. Obsazení těcho lidí musí být dlouhodobé, protože v těchto lidech je uchována historie projektu a know-how k řešení ERP systému v dané firmě.

Značka ERP systému není zásadní věc. Vždy je třeba poměřovat cenu a výkon. ERP systémy jsou velmi podobné. Záleží na tom, co firma od ERP systému očekává, tzn. zda se bude chtít přizpůsobit novému ERP systému nebo bude chtít ERP systém přizpůsobit svým potřebám. Možnosti každého systému se ukáží zejména v okamžiku, kdy chce firma v rámci ERP systému řešit svůj výrobní a logistický proces. Při těchto požadavcích se výběr zužuje. 

 

Architektura IT/IS

V dnešním informačním a elektronickém světě je nutno zamyslet se nad vybavením firmy komunikačními, softwarovými a hardwarovými prostředky. Pokud se firma rozhodne mít ERP systém, musí se náležitě vybavit pro to, aby tento systém naprosto bezpečně a neustále fungoval a aby všichni uživatelé měli do systému přístup jak pro zadávání dat, tak pro jejich analýzu. Je třeba si uvědomit kritickou míru závislosti celé firmy a všech pracovníků na počítačích, serverech, síti, internetu, ERP systému. Stačí, aby vypadl elektrický proud a celá firma je naprosto paralyzovaná.

Zkrátka je nutné eliminovat rizika pádu ERP systému, serveru, internetu nebo ztráty dat. V případě havárie je potřeba mít takové možnosti, aby byl výpadek v co nejkratší době eliminován a data průběžně zálohována. 

Postavit a spravovat dobrou infrastrukturu není levná záležitost a je třeba řešit tuto oblast s odborníky. Pro menší a střední firmy je efektivní řešit tyto služby dodavatelsky. Vhodným řešením může být novinka z poslední doby, tzv. cloud computing.

 

Inspirace a tipy 

Amirro zavedlo IS K2

Prubeh a milniky zavadeni SAP v Saint-Gobain Sekurit CR

Systemy ERP a jejich implementace