Controlling
Controlling je jako kormidelník lodi, který otáčí kormidlem tak, aby loď jela do určeného cíle, a neustále kontroluje a informuje o tom, zda je cesta správná.
Finanční ředitel je kormidelníkem ve své firmě. Je odpovědný za to, že měří výkon firmy, informuje o něm (podává zpětnou vazbu) a navrhuje taková opatření, která směřují k dosažení plánovaných cílů. Tady plní finanční ředitel skutečnou funkci co-pilota pro svého ředitele nebo majitele firmy.
Controlling je dynamická činnost, která cíleně připravuje, ovlivňuje a tvoří budoucnost. Je to neustálý proces plánování, stanovování, měření, hodnocení cílů a odstraňování úzkých míst.
Řízení podle cílů
Motto: Co nelze měřit, nelze efektivně řídit pro splnění cíle.
Hlavním cílem firmy je tvořit zisk (vydělávat peníze) nebo vytvářet hodnoty v maximální možné míře za stávajících podmínek a omezení. Controlling musí poskytovat informace o tom, kde podnik vydělává nebo nevydělává peníze a jaké faktory (drivery) toto způsobují. Synonymem pro slovo cíl může být v tomto smyslu norma.
Podstatným ekonomickým cílem jsou plánované (kalkulované) náklady na výrobek nebo službu, protože jsou prvotním předpokladem pro tvorbu prodejní ceny v okamžiku nabídky. Správnost produktové kalkulace, přesné určení výše přímých a nepřímých nákladů, nákladů na prodejní a správní režií atd. zabezpečuje dosažení dostatečné marže (zisku) na prodeji výrobku nebo služby. Je však zpětně nutné zkoumat to, zda plánovaná nákladová cena byla ve skutečnosti překročena nebo podkročena a dále zjišťovat příčiny. Na základě tohoto zkoumání je třeba neustále zpřesňovat plánované náklady a přijímat taková opatření, aby skutečné náklady nepřekročily plán.
Důležitými cíly jsou i výkonnostní cíle. Jedná se například o zatížení výrobních kapacit, odvedené minuty výkonu dělníků, počet vyrobených kusů dané produktové řady, počet prodaných kusů, počet přijatých zakázek, počet vydaných objednávek, průměrná výše zakázky nebo objednávky, sledovanost pořadu, fluktuace zaměstnanců, počet reklamací atd. Klíčové výkonnostní ukazatele (tzv. KPIs - Key performace indicators) mohou být pro jednotlivé firmy různé a to dle specifik zákaznického procesu (oblast podnikání, charakter produktu nebo služby atd.).
Prostřednictvím ambiciózních ale realizovatelných a zároveň měřitelných cílů jednotlivým procesům a odpovědným pracovníkům, nastavením systému odměňování za jejich plnění a neplnění, lze velmi účinně regulovat jejich výkon a tím výkon celé firmy.
Roční rozpočet
Roční rozpočet je detailní stanovení plánovaných cílů pro daný hospodářský rok v rámci jednotlivých řídících, zákaznických a podpůrných procesů firmy. Jedná se o plánované finanční řízení. Jsou stanoveny výnosy, náklady jednotlivých procesů a přiděleny zdroje k jejich výkonu. Výsledkem je plánovaná rozvaha a výkaz zisků a ztrát rozpadnutý na měsíční periody.
Důležitou oblastí pro rozpočtování jsou režijní náklady. Tato oblast nákladů, pokud není řízena, se může vymknout z kontroly a v čase samovolně nabobtnat. Jedná se zejména o počet lidí na jednotlivých odděleních (nákladových střediscích), jejich mzdové náklady a jejich potřeby školení, cestovného, pracovních prostředků (počítače, telefony, auta). Řízení této oblasti lze řešit dle stanovení počtu osob na středisko (organigram) a maximálního rozpočtu jednotlivých položek, který mohou vyčerpat. Pravidelné sledování výše těchto nákladů, nákupů režijního materiálu a služeb omezí plýtvání v této oblasti.
Fima může fungovat i bez ročního plánu a rozpočtu. Svoji skutečnost může také porovnávat například na předchozí rok. Pak tomu však chybí dynamika a přímé ovlivňování budoucnosti.
Manažerský reporting
Finanční ředitel potřebuje nástoj pro poskytování zpětné vazby (pro poskytování informace). Finanční ředitel musí určit, nebo je mu určeno, jakou informaci potřebuje. Informace jsou schované v datech. Nástrojem pro odkrytí informace z dat je report.
Základem reportů jsou statisticky stabilní data. Stabilní data musí být konzistentní, tzn. v časové periodě zadávána stejným způsobem a musí popisovat stejnou věc. Dále musí být data aktuální, přesná a nejlépe on-line. Data rozdělujeme na statická a dynamická. Data musí být neustále pročesávány a ověřovány, zda jsou správná. Nejúčinnější je zabezpečit správnost jejich vzniku již na vstupu. K tomu je vhodný informační systém a jeho nastavení. Data musí být také bezpečně uložena a uchována. Proto je důležitá architektura celého informačního a komunikačního systému firmy.
Aby však data mohla být spolehlivě čtena, analyzována a interpretována, musí být shrnuta do jednoduchých, pochopitelných, relevantních a snadno dostupných reportů. Finanční ředitel musí vědět, kde a jak se data sbírají (tvoří), kde a jak se data skladují (datawarehouse) a jakým způsobem se dají vytěžit (reportovat). Jedině pak může správně definovat a postavit report, který mu dá správnou a potřebnou informaci.
Pro výrobní firmu jsou klíčové analýzy výrobních odchylek (rozdíl plánovaných a skutečných cen/nákladů výrobních vstupů - přímé/nepřímé mzdy, energie, údržby, ostatních variabilních nákladů, rozdíly technických norem - využití, kadence/takt, produktivita, odchylky nákladů na odpisy, odchylky podílů fixních nákladů výroby a fixních nákladů správní režie. Nástroj, který tuto oblast dokáže sledovat velmi detailně je informační systém SAP.
Manažerský reporting je symbióza rozboru dat z finančního účetnictví a dat popisujících samotný výkon firmy (skutečnost). Vypovídající je však až jejich porovnání na plán nebo cíl, sledování odchylek (výkyvů) a jejich řízení. Reporty poskytující tyto informace musí být pravidelně analyzovány a správně interpretovány. Musí být hledány příčiny následků, jejich souvislosti a hledány odpovědi na otázky proč je stav takový jaký je. Firma musí vědět zda cesta, po které a kam jde, je správná.
Excel jako pravá ruka dobrého ekonoma
Naprostá většina administrativně-ekonomických pracovníků (účetní, controller, ekonom, finanční ředitel atd.) dnes ke své práci používá nebo musí používat nástroj Microsoft Excel (dále jen excel). Co je k tomu vede? Jaký je důvod?
Masová (globální) dostupnost. Pracovník, který pro svoji práci používá počítač, má velmi pravděpodobně k dispozici excel. To platí pro všechny země na celém světě.
Jednoduchost, srozumitelnost, pochopitelnost. Pro výše uvedenou skupinu odborníků je ovládnutí možností a schopností excelu relativně snadné.
Opakovatelnost, uchovatelnost, kapacita. Tabulka, funkce, graf, report nebo cokoliv jiného co vytvořím a uložím, mohu kdykoliv znovu použít, doplnit, vylepšit, aktualizovat, sdílet. Dnes už excel také dokáže zpracovat obrovské množství prvotních dat. Škála funkčností a možností využití tohoto programu je obrovská. Informační systémy dnes navíc pracují jak s exporty dat do excelu, tak s importy dat z excelu.
Usnadnění, urychlení a zvýšení účinnosti práce. Tento důvod je alfou a omegou toho, proč se excel stal nedílnou součástí každého administrativně-ekonomického pracovníka. Toto představuje zisk, který excel generuje, a proto ho lidé a firmy všude používají pro ekonomické a finanční řízení.
Tyto principy jsou všeobecně aplikovatelné na jakýkoliv nástroj pro finanční řízení, jeho správu a používání jednotlivými uživateli (např. report, informační systém, kontrolní mechanismus).